"Documentare il Volontariato”, questo è il titolo del seminario che si è svolto giovedì 28 giugno a Terni, presso la sede del Ce.S.Vol., il Centro Servizi per il Volontariato della Provincia di Terni. L'iniziativa ha avuto l"obiettivo di sensibilizzare le realtà associative locali al valore della documentazione e della gestione sistematica e scientifica delle informazioni, per capire come i centri di servizio possano essere supporto essenziale per la gestione del patrimonio documentario delle associazioni e documentare la loro memoria storica.

Ha aperto l'incontro Roberto De Carlo, presidente del Ce.S.Vol., che ha parlato del percorso di nascita dell"Officina Letteraria, il servizio di documentazione che il Ce.S.Vol. mette a disposizione del volontariato locale. Il servizio di documentazione del Ce.S.Vol. parte nel 1999 dalla collaborazione tra il Ce.S.Vol. e la Biblioteca Comunale di Terni, regolata da una convenzione che ha portato al costituirsi di una sezione di libri e riviste sui temi del volontariato presso la biblioteca comunale, catalogati tramite un software che consente di riversare i dati nel sistema SBN nazionale. Dopo 8 anni di collaborazione con la biblioteca pubblica, percorso non privo di elementi problematici, i servizi offerti dall’Officina Letteraria tornano in parte alla sede del Ce.S.Vol. e si arricchiscono grazie a un progetto, che ha avuto l’obiettivo di censire i fondi documentari delle associazioni di volontariato iscritte al Ce.S.Vol. e di fornire strumenti per impostare politiche di valorizzazione della cultura e della memoria storica del volontariato.

"Finora la collaborazione tra la Biblioteca Comunale e il Ce.S.Vol. è consistita essenzialmente del deposito delle raccolte documentarie presso i locali della biblioteca, con possibilità di prestito al pubblico. Dico questo perchè una biblioteca pubblica non può, di fatto, sviluppare in maniera approfondita le tematiche del volontariato. Questo è un servizio importante che può essere fornito da un centro di documentazione specializzato.” - ha detto Marisa Gregori, responsabile del Coordinamento generale della Biblioteca Comunale di Terni - “Il passo successivo di tale collaborazione comporterà l’integrazione delle schede bibliografiche dei libri del Ce.S.Vol. all’interno della base dati del sistema SBN nazionale, perché il nostro ideale è la condivisione dei diversi patrimoni documentari attraverso un’unica rete, accessibile a tutti i visitatori”.

E’ seguito l’intervento di Francesca Gallini, responsabile del Settore Documentazione del Centro Servizi per il Volontariato di Ferrara, che ha raccontato l’esperienza della Biblioteca del Volontariato del CSV, presso il Centro di Documentazione Santa Francesca Romana, in via XX Settembre 47 a Ferrara, e ha cercato, alla luce del percorso ferrarese, di rispondere alla domanda “Perché documentare il volontariato?”: “La documentazione è un processo attivo che definisce la realtà di un territorio, di una comunità. Il lavoro di documentazione, adottato come prassi per lasciare una memoria dei percorsi progettuali fatti insieme da più associazioni che condividono lo stesso obiettivo, interviene nella definizione e nella comprensione delle situazioni relative alle tematiche sociali di cui si occupano le associazioni stesse. La documentazione delle esperienze, della storia delle associazioni e dei progetti consente di salvarne la memoria, ma anche di rileggere le esperienze dei progetti e le storie, aiuta nella verifica e nell’analisi del percorso fatto, cogliendone le criticità e gli aspetti positivi, per poter ripartire evitando che tutto si perda in un continuo fare e tamponare bisogni urgenti. La documentazione è anche strumento tecnico e metodologico per verificare che le attività dei Centri di Servizio rispettino e realizzino il senso e l’identità dei centri stessi, e che le attività delle associazioni realizzino i fini dei propri statuti. E’ uno strumento per misurare il cambiamento del paesaggio sociale, per intraprendere un cammino di riflessione e di presa di coscienza di ciò che si è fatto e si sta facendo e, proprio in questo senso, è ricerca e definizione di identità .

La documentazione aiuta a promuovere la sensibilità sui temi di cui si occupano le associazioni. Ciò che viene documentato, trattato e salvato in un archivio, reso disponibile in un catalogo in rete, riletto e rielaborato in rubriche di approfondimento su giornali o riviste, viene in questo modo anche valorizzato e comunicato alla cittadinanza. Quindi non resta marginale, non resta materia ristretta a una cerchia di esperti o di volontari che, a volte, sembrano quasi alieni rispetto al resto della società civile. Anche la sensibilità si costruisce a poco a poco, attraverso un lavoro paziente e costante di diffusione di nuovi modi di pensare e di percepire le situazioni di disagio, facendo conoscere realtà sconosciute, facendo conoscere i bisogni ma anche le risorse di un territorio, sgretolando a poco a poco i pregiudizi.

La documentazione è un processo creativo. Chi fa questo lavoro è, da un lato, fruitore dei documenti, dall’altro diviene anche autore di documentazione, perché la lettura è incontro e, soprattutto, fa nascere idee. Non dimentichiamo poi che documentare il volontariato è per sua natura un processo collettivo, che coinvolge tante persone, perchè vive e mette insieme le idee, i modi di pensare, le testimonianze, i bisogni di informazione, e riconosce tanti canali di entrata e di uscita dell’informazione stessa. In campo sociale si documenta non solo per scoprire le cause dei problemi, ma anche per lavorare in modo creativo sulle strategie di soluzione e di ricerca di benessere.

Il centro di documentazione è struttura in continua evoluzione perché il suo metodo di lavoro parte dal basso, è un processo collettivo che coinvolge la comunità e parte dai bisogni degli utenti. E’ promotore di una cultura che si costruisce insieme. Per questo motivo è importante l’approccio diretto operatore – utente, per capire i bisogni di informazione del secondo e metterli al centro di ciò che si fa. La documentazione è un servizio tanto più innovativo ed elastico, quanto più numerosi sono le relazioni con le persone e i collegamenti con le diverse realtà che la alimentano, permettendo di fissare la memoria degli inevitabili percorsi di cambiamento che caratterizzano la storia della comunità”.

Emanuela Puccilli, referente dell’Officina Letteraria del Ce.S.Vol., ha illustrato il progetto di censimento dei fondi documentari delle associazioni di volontariato locali, avviato nel mese di febbraio 2007. “Il progetto ha lo scopo di approfondire le conoscenze sull’origine e la formazione dei nuclei librari storici individuabili nelle raccolte delle associazioni aderenti al Ce.S.Vol. della provincia di Terni e di fornire strumenti per impostare politiche di valorizzazione di tali fondi. In particolare, si propone di dare maggiore visibilità alle molteplici interrelazioni tra nuclei librari posseduti da biblioteche diverse.” – ha spiegato Emanuela Puccilli – “A tale scopo è stata definita una scheda descrittiva, in grado di fornire le informazioni essenziali sulla storia del fondo, sui possessori, sulla data e sui modi di acquisizione, sulla consistenza e la tipologia dei materiali contenuti, sullo stato di conservazione e di ordinamento, sull’accessibilità, sull’eventuale presenza di contrassegni identificativi, sulla bibliografia e sulla realizzazione di mostre o altre attività di valorizzazione. I principali obiettivi del progetto sono potenziare i processi di sviluppo e coordinamento delle reti bibliotecarie costituite in tutto il territorio provinciale, estendendo le attività in cooperazione all’organizzazione dei servizi, allo sviluppo delle risorse informative cartacee e digitali, alla gestione delle collezioni (acquisti e scarto), alle politiche di conservazione e restauro ed alle attività di promozione dei servizi per gli utenti; promuovere l’adesione di biblioteche scolastiche, di istituti documentari privati, di istituzioni, di enti religiosi, alla specifica rete territoriale; promuovere l’evoluzione degli applicativi gestionali degli istituti documentari verso modalità avanzate di interconnessione tra biblioteche e tra reti; integrare la rete documentaria provinciale del Ce.S.Vol.; sostenere programmi di attività, a carattere sperimentale, per la promozione del libro e della lettura, con particolare attenzione all’utenza giovanile, alle categorie svantaggiate ed alle tematiche dell’intercultura; promuovere attività di qualificazione del personale operante nel settore.

Dall’analisi parziale dei dati del primo sondaggio dei fondi documentari delle associazioni emerge che la maggior parte delle associazioni intervistate producono e utilizzano una grande varietà di documenti. I principali punti di criticità, rilevati nella prima fase di ascolto dei referenti delle realtà associative, che impediscono alle associazioni di sviluppare l’attività di documentazione sono la scarsità di risorse finanziarie, la mancanza di energie e competenze, i ritmi intensi di lavoro imposti allo svolgimento delle attività istituzionali, l’autoreferenzialità che si evince dall’uso di un linguaggio di soggettazione proprio e non condiviso. Qual è il significato del documentare?

Oggi diventa un elemento importante, ai fini della qualifica del lavoro delle associazioni, il veicolare l’informazione, e non il supporto della stessa. La mission dell’Officina Letteraria è il reperimento di informazioni tecnico-scientifiche al fine di promuovere una cultura di diffusione e di condivisione di documenti e testi custoditi dalle Associazioni di Volontariato presenti sul nostro territorio. I destinatari sono le Associazioni di Volontariato operanti sul territorio della provincia di Terni ed eventualmente coloro che intendono approfondire la conoscenza della cultura del Volontariato ed i suoi ambiti d’intervento. Il servizio dell’Officina Letteraria comprende la ricerca di informazioni sul Volontariato e terzo settore in genere, su particolari ambiti di attività, anche su specifica richiesta; l’accesso alla raccolta documentaria (libri, periodici, letteratura grigia, materiale multimediale) relativa alle seguenti aree tematiche: anziani, disabilità, donne, economia sociale, emarginazione, formazione sul volontariato, immigrazione, intercultura, legislazione sociale, minori, non profit, volontariato. Il patrimonio documentario dell’Officina Letteraria è attualmente composto da circa 700 monografie e da un’ottantina di periodici. L’Officina Letteraria ha l’obiettivo di divenire un luogo di raccolta di materiale informativo sempre più ricco, messo a disposizione di tutte le associazioni di volontariato, spinge a promuovere una campagna di sensibilizzazione rivolta alle associazioni le quali possono (per motivi di spazio o per esigenza informativa) donare o depositare in comodato d’uso il proprio patrimonio documentario (libri, periodici, materiale multimediale, locandine e volantini prodotti in occasione di un particolare evento) presso l’Officina Letteraria che provvederà alla catalogazione, rendendolo accessibile a tutte le Associazioni.” – continua Emanuela Puccilli – “Ora stiamo creando una banca dati dell’Officina Letteraria separata ma in dialogo e condivisione con altre biblioteche, tramite il supporto di intranet. Nel costituire una rete documentaria, il rischio è di andare incontro a un eccesso di informazioni. Di qui la necessità di selezionare e ordinare i documenti, attività che garantisce la qualità della documentazione. Abbiamo fatto un censimento sul patrimonio documentario delle associazioni e, sulla base delle conoscenze di tale patrimonio, è possibile approntare politiche di valorizzazione di tale fondi documentari,ai fini di promuovere la crescita delle associazioni. Il progetto comprende 3 fasi:

1) Fase di elaborazione del progetto: individuazione di obiettivi e risorse, di tempi e fasi di lavoro. Definizione del metodo di rilevamento ed elaborazione delle schede di censimento.

2) Fase operativa: primo sondaggio telefonico e prima elaborazione dei dati.

3) Fase di analisi e promozione.

Nel corso della seconda fase sono stati effettuati un sondaggio telefonico, telematico e anche diretto, con visite presso le associazioni per prendere visione del materiale documentario. Molte associazioni non riconoscono il valore dei fondi che possiedono, sia per mancanza di risorse economiche che di competenze. Spesso l’associazione ha molto materiale documentario, ma esso viene poco gestito. Si è cercato di capire come può intervenire l’Officina Letteraria a supportare tecnicamente l’associazione nella gestione di tale patrimonio. L’obiettivo è quello di intervenire laddove l’associazione si trova in difficoltà. Il nostro sondaggio ha riguardato sia associazioni iscritte (269) sia non iscritte. Su 200 associazioni contattate, risulta che 82 hanno un patrimonio documentario, mentre le altre 72 non lo possiedono. In realtà tutte le associazioni possiedono un fondo documentario, composto ad esempio da poster o atti di convegni, ma non lo percepiscono. Dal primo sondaggio emerge una serie di dati parziali sulle caratteristiche qualitative e quantitative del patrimonio documentario delle associazioni. Le associazioni vanno in seguito ricontattate. Spesso il patrimonio documentario delle associazioni resta chiuso al loro interno, cosa che esprime i limiti di comunicazione delle associazioni stesse. Anche la politica degli acquisti dei fondi documentari resta autonoma e soggettiva nell’ambito di ciascuna associazione, mentre sarebbe necessaria una pianificazione delle politiche degli acquisti per ottimizzare le risorse economiche e di tempo, perché si inizierebbe un lavoro partecipato. La maggior parte delle associazioni tende ad accumulare il patrimonio documentario destinandolo ad uso interno. Spesso c’è la volontà, ma mancano gli strumenti e le risorse per rendere fruibile tale patrimonio. L’Officina Letteraria del Ce.S.Vol. svolge anche servizi di consulenza e formazione, rivolti ad operatori delle associazioni e dei centri di documentazione che gestiscono sistemi informativi. Quello che si vuole raggiungere è anche un linguaggio comune di catalogazione e soggettazione dei documenti. Si cerca di codificare in maniera strutturata la gestione del patrimonio documentario nell’ambito delle associazioni. L’Officina Letteraria produce un bollettino informativo, “Il Volontariato Informa”, che non si sovrappone al bollettino telematico del Cesvol ma lo supporta, ad esempio dando indicazioni di siti che si occupano degli argomenti di interesse e chiedendo alle associazioni di partecipare alla segnalazione delle informazioni”.

Alessandra Della Spoletina, responsabile dei Centri di Documentazione della Rete Laboratori Giovani Ce.S.Vol, ha parlato del ruolo dei Centri di documentazione per il volontariato giovanile: “I Centri di documentazione della rete dei laboratori giovani sono un progetto avviato circa un anno fa che, inizialmente, prevedeva la messa in rete di tre laboratori giovani. Ogni centro di documentazione porta avanti i temi delle associazioni che fanno capo ad esso. Attualmente i Centri di documentazione della rete giovani sono divisi per aree tematiche e situati all’interno dei Laboratori Giovani del Comune di Terni: area comunicazione presso blob.lgc; area diritti presso il laboratorio Diritti, Pace, Ambiente; area conflitto e movimento presso il centro sociale Germinal Cimarelli, area teatro gestito dal laboratorio Skenè e momentaneamente disponibile presso blob.lgc. Tutti i centri dispongono di abbonamenti a riviste tematiche, monografie scelte dalle associazioni e materiali audiovisivi inerenti i diversi settori, allo scopo di consentire non solo la diffusione decentrata della capacità documentativa e informativa, ma anche di consentire approcci e percorsi differenti a disposizione dell’utenza. In ogni centro sono stati attivati i servizi di prestito e consultazione e, attraverso l’impegno dei volontari, è possibile effettuare dei percorsi specifici di approfondimento e ricerca da concordare direttamente con gli operatori dei laboratori. La catalogazione dei fondi documentari è stata fatta dai volontari dei laboratori. Le associazioni giovanili hanno l’obiettivo principale di offrire opportunità ai volontari attraverso corsi di formazione, rendendoli responsabili in prima persona di un servizio che è sia per gli altri sia per sé. I centri di documentazione hanno promosso ogni laboratorio dei giovani dando loro la possibilità di intraprendere percorsi autonomi, attraverso diversi strumenti informativi. Le attività dei centri sono il prestito e la consultazione dei documenti, gli appuntamenti di rete che vedono coinvolti i centri competenti. C’è un altro valore importante dietro i centri di documentazione: la fiducia che è stata accordata alla progettazione dei centri giovanili. Spesso le associazioni giovanili sono piccole e legate al tempo. Se le associazioni giovanili non vengono sostenute rischiano di sparire, mentre il volontariato giovanile rappresenta da sempre la parte più dinamica e innovativa del volontariato”.

Ha concluso il seminario l’intervento di Francesca Leprotti, responsabile del Centro di Documentazione Disabilità di Terni, sul Centro di Documentazione sulla Disabilità come risorsa per la rete associativa: “Il nostro centro di documentazione intende fornire un servizio sia verso la sua utenza abituale, ossia le persone disabili, i loro familiari e operatori, ma anche verso laureandi e tecnici dei servizi pubblici. L’offerta di informazioni del nostro centro è un insieme che viene plasmato in base alle richieste degli utenti che a noi si rivolgono. Il centro di documentazione sulla disabilità mette a disposizione di tutti coloro che sono interessati a vario titolo ai temi della disabilità, un patrimonio di conoscenze e informazioni specializzate, a carattere sia teorico che tecnico-operativo, rendendolo accessibile alla consultazione e al prestito. Il centro nasce nell’ambito del Centro Risorse EmpowerNet la cui mission è: - il rafforzamento della rete associativa che opera per la promozione e la tutela dei diritti delle persone con disabilità, dotandolo di capacità, competenze e informazioni che consentano di giocare il proprio ruolo in modo efficace. Parliamo di un centro Risorse per i diritti delle persone con disabilità che, attraverso l’animazione della rete sociale, vuole favorire processo di empowerment delle persone con disabilità e delle associazioni. – Il centro di documentazione, dunque, opera per lo sviluppo della conoscenza sulla quale si fondano consapevolezza e competenza necessarie a rendere la rete associativa protagonista nello sviluppo del territorio attraverso la raccolta e la diffusione delle informazioni dall’esterno verso l’interno, ossia verso i propri utenti (persone e associazioni), e dall’interno verso un esterno costituito dalla comunità sociale e dalle istituzioni. Fondamentale è la connettività che l’attività del centro stimola, mettendo in collegamento il patrimonio documentale di vari enti, associazioni e organizzazioni coinvolte sul tema della disabilità, anche attraverso lo strumento del catalogo elettronico (OPAC). Attraverso l’archiviazione e la conservazione dei materiali il centro si pone anche come memoria storica dei cambiamenti, delle attività, degli obiettivi raggiunti nell’ambito della disabilità e delle pari opportunità. Attualmente stiamo organizzando un data base giuridico e legislativo locale e nazionale e dei siti sulla disabilità. Cerchiamo di dare notizie a livello locale inerenti le tematiche di cui le nostre associazioni si stanno occupando. L’informazione viene divulgata all’esterno atraveso differenti canali, come la newsletter, il sito, l’organizzazione di eventi, comunicati stampa, la gestione dell’opac on line.
Documentare è promuovere cultura e consapevolezza. Un concetto per noi molto importante è quello di “empowerment”, ossia il “potenziamento” della rete associativa attraverso la promozione dell’informazione e della conoscenza delle tematiche. La documentazione è uno strumento politico e culturale”.